科技成果转化｜涉港诉讼案件办理公证的注意事项
The following article is from 硬科技合规官 Author 王金欣律师
根据我国相关法律法规的规定，当事人提供的在中华人民共和国领域外及中国港澳台地区形成的公文书证通常需经法定程序进行公证后方可提交内地法院。本文将分享近期在香港办理公证的一些经验。如果各位遇到涉港案件需要公证的其他情况，也欢迎大家在评论区或后台讨论。
注：本文中任何提及“香港”或“涉港”的表述均应解释为“中华人民共和国香港特别行政区”。
《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定（法释〔2019〕19号）》第十六条中明确规定了涉港案件材料应当经过香港地区委托公证人制度的相关程序进行公证：“当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续。”。
《最高人民法院、司法部关于涉港公证文书效力问题的通知（司发通〔1996〕026号）》规定香港地区委托公证人制度具体是指：“由司法部考核后委托部分香港律师作为委托公证人，负责出具有关公证文书，经司法部在香港设立的中国法律服务（香港）有限公司审核并加章转递后，送回内地使用。”，并重申：“办理涉港公证时，不得接受非委托公证人出具的和未经中国法律服务（香港）有限公司加章转递的公证书。”。
同年，《司法部关于严格执行委托公证人和证书转递制度的通知（司发通〔1996〕032号）》中再次明确：“非经上述程序的公证文书为无效证书。”。
因此，当事人提供的在香港形成的公文书证通常需经具有中国委托公证人资格的香港律师公证后提交至经司法部批准在香港设立的中国法律服务（香港）有限公司加章转递方可递交内地法院使用。
《中国委托公证人（香港）管理办法》第三条规定：“委托公证人的业务范围是证明发生在香港地区的法律行为、有法律意义的事实和文书。证明的使用范围在内地。”即内地律师在办理案件中对涉港案件材料的公证与香港民众用于在香港地区维护权益进行的公证不同，前者需要依据上文提及的法律规定委托具有中国委托公证人资格的香港律师并履行相关手续，取得的公证在中华人民共和国具有效力；后者需依据香港地区法例规定办理，公证具有在中国香港境内的法律效力。
根据《中国委托公证人（香港）管理办法》第二条的规定：“委托公证人由司法部考试、考核合格后委托。委托期为三年，特殊情况可适当变更委托期限。委托期满，本人提出申请，经司法部考核合格并接受业务培训后，可连续委托。”，根据该办法第八条的规定，在业务技能上，具备上述资格的香港律师需要担任香港律师十年以上，职业道德良好、未有因不名誉或违反职业道德受惩处的记录，掌握内地有关法律、法规和办证规则，能用中文书写公证文书、能用普通话进行业务活动。
当前最近一次司法部发布的《关于连续委托马豪辉等309名香港律师为中国委托公证人的通知》中决定连续委托马豪辉等309名香港律师为中国委托公证人（详见上图），委托期限从2021年12月25日至2024年12月24日。
03
哪些材料需要进行公证？
根据《第二次全国涉外商事海事审判工作会议纪要》的规定：“39．对当事人提供的在我国境外形成的证据，人民法院应根据不同情况分别作如下处理：(1)对证明诉讼主体资格的证据，应履行相关的公证、认证或者其他证明手续；(2)对其他证据，由提供证据的一方当事人选择是否办理相关的公证、认证或者其他证明手续，但人民法院认为确需办理的除外。对在我国境外形成的证据，不论是否已办理公证、认证或者其他证明手续，人民法院均应组织当事人进行质证，并结合当事人的质证意见进行审核认定。”
除了上述规定外，在（2020）最高法民再115号合同纠纷再审民事判决书中也侧面指出当事人及法院可以就具体案件情况选择哪些涉案证据是需要办理公证手续的，该案中最高院认为：“当事人提供境外形成的用于证明案件事实的证据时，除证明诉讼主体资格的证据外，可以自行决定是否办理相关证据的公证、认证手续。对于当事人提供的证据，不论是否办理了公证、认证手续，人民法院均应当进行质证并决定是否采信。未经公证、认证的域外证据并非当然不具有效力，对于非证明诉讼主体资格的证据，人民法院综合其他证据能够确认其真实性，亦应当予以采信。”……本案中在当事人已经提交一系列证据证明相关事实的前提下，“原审法院以香港形成的相关证据没有经过公证、证据形式不符合法律规定为由，对A公司已履行《资产转让合同书》约定义务不予认定，认定事实有误，本院予以纠正。”
根据团队律师办理相关案件的经验，需公证材料主要集中在标的公司的公司注册证明书(CI)、商业登记证（BR）、法团成立表格（表格NNC1)及自公司成立以来的周年申报表(表格NAR1)、公司章程（AA）、董事会决议等，部分情况如出具声明书、证明自然人身份信息的，可能还需就此出具中国委托公证人提供其身份信息的公证。
此外，笔者认为，就需公证材料的范围，虽然有上述法规和案例的支持，但在经办具体案件中有时更需要注重效率和法律服务质量，最好在办案初期一次性把发生在香港的、在香港发出的材料全部公证，防止案件进行到审判阶段时或与对方谈判过程中因一两份证据没有公证影响整个法律服务过程。
04
如何办理公证？
以上流程图主要讨论办理公证的一般流程，但在具体案件中可能遇到各种情况，下文中笔者主要就团队遇到的特别情况做出梳理：
（一）公司登记材料完备
若标的公司于香港公司注册处及商业登记署的在册信息完备，香港律师将出具《证明书》，证明公司在香港登记的资料状况。
（二）公司登记材料缺失
若标的公司于香港商业登记署的在册信息不全，例如经查询未见标的公司向商业登记署递交当年度合法有效的商业登记证的：
a.如客户可以去香港律师行的，需客户本人在香港律师行现场签署《声明书》声明客户和标的公司的关系、和标的公司决议的关联性等事项后，香港律师出具《证明书》，证明相关事宜。
b.如客户不便去香港律师行的，需由香港律师就标的公司在香港公司注册处进行调查的结果另行出具《法律意见书》，内容包括该标的公司的公司资料、股东和董事资料及公司秘书资料等，并需就法律意见书出具人身份证明进行公证。
以最利于付款方操作的币种结算
若以港币结算的，付款转账时可能涉及购汇等问题。建议与对接香港律师协商，以付款方所在国家或地区币种为结算币种，确认金额后转账。此外，建议在确认金额时一并考虑银行手续费及各项杂费后的总金额，在付款前明确相关金额由哪方负责、Invoice载明的具体数额是多少，避免客户付款金额与香港律师实际收到金额不一致造成后续香港律师无法开具与客户付款金额一致的付款单据凭证影响入账。
提前沟通开票细节
因香港地区不使用增值税发票，香港律师行仅能就收费发出相关单据。因此，在付款前建议和付款方明确香港没有内地增值税发票，并和香港律师行沟通开具载明Invoice或商业发票字样、票据编号、出票方（收款方）和付款方的名称及地址、出票时间、商品或服务简要描述（包括单价、数量、总价等）的单据并签名盖章，以便于付款方入账。
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